La caisse enregistreuse reste un outil incontournable pour faciliter la gestion de son magasin. De nouveaux modèles ont vu le jour au fur et à mesure, proposant des fonctionnalités plus sophistiquées.
Quels sont les avantages présentés par ces caisses enregistreuses ? Comment choisir un modèle adapté à son activité ? Et comment s’en servir efficacement ?
Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?
Une caisse enregistreuse est un appareil utilisé pour gérer les transactions en magasin. Elle est composée d’un clavier, d’un tiroir-caisse et d’une imprimante. Elle dispose également d’un lecteur de code-barres et d’une machine à calculer pour additionner automatiquement les achats du client. Dans les versions récentes, elle est munie d’un logiciel de caisse qui permet d’en faire un outil de gestion à part entière.
Restaurants, boutiques, supermarchés, instituts de beauté, cafés, boulangeries se trouvent parmi les utilisateurs de cet appareil. Il se trouve dans le commerce de détail comme dans le commerce de gros, bien qu’il soit plus répandu chez le premier.
À quoi sert une caisse enregistreuse ?
En fonction de la technologie dont elle est dotée, la caisse enregistreuse est en mesure de remplir différentes fonctions pour les commerçants. Elle permet avant tout de gérer les achats des clients. Avec un logiciel adapté, elle remplit d’autres fonctions telles que la gestion de stocks, le calcul du rendu ou la comptabilité, et contribue à la traçabilité des flux de marchandises sortants.
La caisse enregistreuse est également utile pour éditer les preuves d’une transaction pour le consommateur comme pour le commerçant. Un ticket de caisse pour le premier et un relevé de caisse pour le second. Cette note d’achat est d’ailleurs obligatoire lorsque celui-ci est supérieur ou égal à 25 €. En dessous de cette somme, elle est facultative, mais obligatoire si le client la réclame.
Pourquoi utiliser une caisse enregistreuse ?
Grâce à sa manipulation facile et l’automatisation qu’elle permet, la caisse enregistreuse facilite la gestion des transactions. Quelques gestes suffisent pour entrer les commandes et éditer automatiquement les tickets. Elle promeut donc gain de temps et rapidité.
En ce sens, une caisse enregistreuse améliore également la productivité. Les transactions sont faites plus rapidement, réduisant les files d’attente. Elle prend part à l’amélioration du service client, en vue de développer une perception positive du prestataire chez celui-ci.
En outre, le développement de logiciel de caisse plus performant a permis de concevoir des solutions variées et personnalisées pour les commerçants. Ainsi, il existe aujourd’hui des systèmes conçus pour s’adapter à chaque activité et aux besoins du commerçant. Une caisse qui reconnaît les cartes de fidélité par exemple, ou une autre qui précise la taille des vêtements achetés. Par le biais de ces logiciels, la caisse enregistreuse devient une aide indispensable pour être efficace dans son travail.
Les différents types de caisse enregistreuse
Les caisses enregistreuses existent sous 3 modèles bien distincts : les caisses numériques, les caisses alphanumériques et les caisses modernes dont fait partie la caisse tactile ou la caisse en ligne.
- La caisse numérique est la forme la plus ancienne. Elle est dotée des fonctions de base telles que les calculs, les tiroirs-caisses ou l’édition de tickets. Les versions plus élaborées sont capables d’émettre des rapports journaliers, mensuels ou par tranche horaire.
- La caisse alphanumérique se présente comme une forme plus sophistiquée de la précédente. Elle intègre des fonctions de type impression de tickets, saisie manuelle des produits, encaissement ou élaboration de rapports.
- Enfin, la caisse moderne est la version de caisses enregistreuses la plus récente. Une des plus connues, la caisse tactile qui s’apparente à un ordinateur. Elle reste la plus performante, de par sa possibilité de fonctionner avec des logiciels spécialisés. Ses fonctionnalités varient selon les solutions logicielles dont elle est dotée.
Il existe également les caisses enregistreuses en ligne. Elles utilisent un service web ou une application mobile qui permet de transformer un support numérique, un ordinateur ou une tablette par exemple, en caisse enregistreuse. La synchronisation de données issues de plusieurs terminaux de vente est ainsi possible avec ces caisses en ligne. L’utilisateur peut même accéder à un stockage en cloud pour centraliser ces données.
Quelle solution choisir pour son activité ?
Que ce soit pour le choix des types de caisse ou pour celui des logiciels, il est important de tenir compte des besoins liés à son activité. Les caisses numériques et alphanumériques sont adaptées pour des fonctions simples et basiques. Si l’activité nécessite un service particulier, il faut voir dans les gammes de caisse moderne. Elles offrent une palette de fonctionnalités qui peuvent être individualisées en optant pour un logiciel ou une application spécifique.
Il en est de même pour le choix du logiciel. Il est important de voir quelles fonctionnalités et quel service en particulier demande son activité.
Caisse enregistreuse et logiciel de caisse : que dit la loi ?
En dehors des obligations d’édition de tickets de caisse, l’utilisation d’une caisse enregistreuse est régie par la loi. L’État cherche notamment à lutter contre les fraudes à la TVA, possibles via ces caisses. La règlementation, entrée en vigueur en janvier 2018, souligne ainsi que les caisses enregistreuses doivent s’équiper d’un logiciel d’encaissement qui empêche la dissimulation de recettes et l’impression d’un ticket de caisse sans conservation des transactions.
En effet, les fraudes fiscales se font souvent à travers des caisses dites “permissives”. Celles-ci donnent aux commerçants la possibilité d’omettre la déclaration de certaines recettes en espèces. Pour l’éviter, l’État oblige tous les commerçants assujettis à la TVA à s’équiper d’une caisse enregistreuse certifiée NF 525, et surtout d’un logiciel anti-fraude. La caisse enregistreuse ainsi obtenue est en mesure de conserver et de sécuriser toutes les données relatives aux transactions effectuées.
Dès lors, la conformité de la caisse enregistreuse doit toujours être certifiée par l’État via les organismes compétents. Pour ce faire, le commerçant doit fournir les documents qui le prouvent. Il peut par exemple présenter une attestation de conformité provenant de l’éditeur du logiciel. À défaut, il peut demander la certification par un organisme tiers. L’absence de cette attestation lui vaudra une amende qui peut s’élever à 7 500 € pour chaque logiciel ou système qui n’est pas certifié.
Pour un logiciel multifonction, la certification s’applique uniquement à la fonction caisse enregistreuse ou encaissement. Les fonctions de gestion ou de comptabilité ne seront donc pas concernées.